מרכז הידע
Knowledge Center
לעבור לארכיון דיגיטלי


29 באוקטובר 2018

ניהול המידע בעידן הדיגיטלי עבר שינויים מרחיקי לכת, בין היתר גם בכל הקשור לניהול ארכיון ממחושב. עם חברת סטורנקסט המתמחה בפתרונות מסחר אלקטרוני בין עסקים, תוכלו ליהנות מארכיון דיגיטלי מתקדם לתיעוד ואחסון כלל חשבוניות הספקים הנשלחות לארגון, עם סריקת כל המסמכים והעברתם לקבצים דיגיטליים תוך חודש אחד בלבד.

 

משמעותו של ארכיון דיגיטלי

 

ארכיון דיגיטלי המכונה גם ארכיון ממחושב, מיועד לאחסון, שליפה וניהול של מסמכים בפלטפורמה דיגיטלית. המידע המאוחסן בארכיון מורכב מקבצי מחשב כמו חשבוניות דיגיטליות וכן ממסכמים אשר עברו הליכי המרה המכונים דיגיטציה. כך למשל, חשבוניות וקבלות מודפסות עוברות הליך של סריקה וחתימה דיגיטלית. אמצעי מתקדם זה לאחסון מידע בארכיון ממוחשב מאפשר לנהל אותו באופן חכם, יעיל ומהיר ולבצע עימו שורה ארוכה של פעולות ומשימות.

 

היתרונות של ניהול ארכיון דיגיטלי

 

ניהול ארכיון דיגיטלי מעניק שורה ארוכה של יתרונות מהותיים לארגון. העיקריים שבהם הינם:

 

  • חיסכון במקום- ארכיון ניירת מחייב מרחב ניכר לשם אחסונו, בעוד שארכיון דיגיטלי מאוחסן במערכת ממוחשבת בארגון ו/או בשרתי ענן מאובטחים.
  • חיסכון בזמן- איתור מסמכים בארכיון פיזי הינה פעולה הגוזלת זמן בעוד שאיתור מסמכים בארכיון ממוחשב מתבצעת בלחיצת כפתור, מבלי שצריך אפילו לקום מהכיסא.
  • גיבוי מידע- שלא כמו בארכיון פיזי, בו לא אחת מסמכי נייר עלולים להיעלם בגין טעויות אנוש, בארכיב דיגיטלי המידע לא רק נשמר בבטחה במקום ידוע, אלא גם זוכה לגיבוי מלא בשרתים חיצוניים ובאמצעים מתקדמים נוספים.
  • ניהול הרשאות- ארכיב ממוחשב מספק רמה גבוהה של אבטחה ושליטה בניהול הרשאות ומונע הגעה של מסמכים לידיים לא מאושרות ולא רצויות.
  • צירוף קל וחכם של מסמכים- ארכיב דיגיטלי מתוכנן באופן התואם את צרכי ומאפייני הארגון. לארכיון ניתן לצרף מסמכים בקלות עם קשת רחבה של אפשרויות קטלוג ועל ידי פעולות פשוטות ליישום על ידי כל משתמש קצה.
  • אינדקס מותאם- כל ארגון יכול ליצור לארכיון שלו אינדקס מותאם המורכב מתוכן עניינים רלוונטי, בעזרתו ניתן לאחסן ולשלוף מידע בנוחות, בקלות ובמהירות. כך למשל, ספקי שירות יכולים לארגן את הארכיון לפי נתוני לקוחות, בעוד שארגונים יצרנים יכולים לארגן את הארכיון לפי פריטי מוצרים.

 
למידע נוסף לחצו כאן
ניהול ארכיון ממחושב לחשבוניות ספקים

 

להזמנת שירותי סריקה וארכיון ממחושב לחשבוניות ספקים ולקבלת עוד מידע ויעוץ מקצועי בנושא, השאירו פרטיכם באתר שלנו, או צרו קשר עם StoreNext בטלפונים 03-9251750 ו- 03-9251777 או במייל info@storenext.co.il.