ברגע שהתהליכים העסקיים בארגון עברו להתנהל באופן ממוכן עם מינימום עבודה ידנית, ועסקאות זורמות באמצעות פורטל ספקים B2B לניהול הקשר השוטף מול הספקים, יותר ויותר עולה הצורך ביכולת ניטור ובקרה, במטרה להציף מידע בזמן אמת, לזרז את תהליך קבלת ההחלטות, להגיב במהירות לשינויים בדרישות הלקוחות והשוק ולייעל את התהליכים העסקיים.

סוג זה של יכולת קבלת החלטות המבוססות על תובנות עסקיות מעשיות, הוא בדיוק סוג המידע הנדרש וההכרחי כדי להמשיך להוביל ולהישאר תחרותי בשוק. ישנם מספר סוגים של מידע/ניתוח שבהם נדרשת גישה מהירה וקלה לנתונים כדי לקבל החלטות עסקיות מושכלות, לטובת פעולה מהירה ואפקטיבית.

על פי דו”ח של קבוצת אברדין (Aberdeen Group*) –  למעלה מ-65% מהחברות ציינו כי הן צריכות לשפר את יכולת הניתוח שלהן וכ-50% מכל החברות אמרו שהן לא משקיעות מספיק ביכולות הניתוח. המחקר הראה גם כי עסקים בעלי ביצועים גבוהים (“High Performance”) נוטים פי שלוש וחצי יותר להשתמש בכלי ניתוח, לעומת שחקנים בעלי ביצועים נמוכים (“Low Performance”).

תתארו לעצמכם שאתם גוף רכש המבצע הזמנה מספק. יכולות ניתוח המידע שלכם אמורות לספק תשובות לשאלות כגון:

• האם הספק צפה בהזמנה?
• האם הספק אישר/דחה את ההזמנה?
• האם כל פרטי ההזמנה היו מובנים במלואם?
• מתי המוצרים שהזמנתי יימסרו בפועל?
• האם יחול עיכוב במשלוח? האם כל הפריטים המבוקשים יסופקו במלואם?
• מהו דירוג הספקים שלי המבוסס על סט מדדים מוגדר (KPIs), כגון: מענה מהיר על הזמנות, מלאים, משלוחים מדויקים, משלוחים בזמן, אחוזי החזרות וכו

עכשיו, תתארו לעצמכם את צד הספק, שעליו לתת מענה להזמנה. יכולות ניתוח המידע הנדרשות ממנו אמורות לספק תשובות לשאלות כגון:

• האם הלקוח שלי כבר ביצע את ההזמנה לה אני מחכה?
• האם המשלוח ששלחתי התקבל? האם נקלט במלואו?
• מדוע הוחזרו לי חלק מהפריטים?
• האם החשבונית ששלחתי התקבלה? אושרה? שולמה?
• מי מהלקוחות שלי שלח לי יותר הזמנות בתקופה מוגדרת?
• מי מהלקוחות שלי הינו בעל נטייה גבוהה לשינויים בהזמנות הרכש שלהם?
• איזה מהלקוחות שלי משלם בזמן? מי בעל נטייה לשלם מאוחר?
• אצל מי מהלקוחות שלי השתנה היקף הפעילות בלמעלה/למטה מ-20% במהלך 6 החודשים האחרונים?

אז מה בעצם מאפשרות התובנות הנ”ל למשתמשי פורטל הספקים?

• תגובה מידית לאירוע חריג כדי למנוע התהוות בעיות שבשלב מאוחר יהיו מורכבות יותר לפתרון, כגון משלוח מאוחר שישפיע על תהליך הייצור ויגרור הגדלת הוצאות בשל דרישות לאספקה מזורזת, או לחילופין עיכוב בהוצאת המוצר לשוק TTM.
• הערכת הביצועים של ספקים על סט המדדים המוגדר (KPIs) ושיקוף הציונים לספקים, ישפר את ההבנות והציפיות ההדדיות ויאפשר באופן יזום לבנות איתם מהלכים לשיפור הביצועים והפחתת העלויות.
• קידום ספקים איכותיים במיוחד על ביצועים המבוססים על איכות, דייקנות, ומדדי ביצוע מרכזיים אחרים, ולחילופין קבלת החלטות לגבי ספקים לא איכותיים.
• משא ומתן עתידי הלוקח בחשבון איכות ביצועי עבר – למשל כאשר אתה קונה אתה יכול לנהל משא ומתן למחירים נמוכים יותר, בתמורה ליותר הזמנות עם הספקים הטובים ביותר שלך; כספק אתה יכול לזקוף ביצועים מצוינים בבקשה להרחבת היקף הפעילות מול הלקוחות שלך.

⁽¹⁾ Bob Heaney, “Supply Chain Intelligence: Descriptive, Prescriptive, and Predictive Optimization,” Aberdeen Group, February 2015