כידוע, כל חברה מחויבת לפי רשויות המס בניהול הזמנות, והדבר מבוצע דרך מערכת ERP. יחד עם זאת, גם מערכות ה-ERP הגדולות המנהלות תהליכי סנכרון ואישור מורכבים בתוך הארגון, כושלות כאשר נדרש מהן לנהל את הקשר מול הספקים.

ההזמנה שהחלה כדרישה של גורם עסקי בארגון, עברה אישור תקציבי, סבב אישורים לפי מדרג מאשרים ונשלחה בסופו של תהליך לספק, הגיעה אליו במייל או לעיתים אף בפקס ומאותו רגע נקטע הרצף הממוכן ולצד השולח אין שום קשר ישיר עם הצד המקבל.

כאן אנו נכנסים לתמונה, עם הוספת מימד חדש למערכת ה-ERP והרחבת מערכת ניהול הזמנות של הארגון כלפי חוץ, אל הספקים.

למידע נוסף לחצו כאן

פורטל הזמנות כמימד נוסף של מערכת ניהול רכש

פורטל הזמנות כחלק מפורטל ספקים, הינו פלטפורמה מתקדמת מבוססת ענן היוצרת קישור ישיר בין מערכות הניהול של הגוף הרוכש, לבין הספקים ומסייעת בניהול התהליכים העסקיים שביניהם כדוגמת ניהול הזמנה, הצעות מחיר, חשבוניות, תשלומים ועוד.

עם הטמעת פורטל ספקים, תהליך ניהול הזמנות מול הספקים מתבצע תוך סנכרון מלא בין הצדדים. הלקוח מקבל אינדיקציה מידית על פתיחה של כל הזמנה, אישור, הסתייגות או דחייה שלה ויכול להגיב בזמן אמת מבלי שנדרש “לרדוף” אחר המידע.

בהמשך התהליך מספק הפורטל, בתור תוכנה לניהול הזמנות, גם בקרה על החשבוניות הנשלחות באמצעותו בסוף התהליך. הספק מחויב לחבר בין החשבונית להזמנה והפורטל מוודא שהמידע שמכילה החשבונית אכן מדויק ותואם להזמנה ולאספקות שבוצעו בפועל.

בסוף התהליך משקף הפורטל לספק את סטטוס החשבונית, עד לאישורה לתשלום וכן את כרטסת הנה”ח שלו כדי לחסוך בירורים ואי וודאות בין הצדדים.

הרחבת מערכת ה- ERP שלכם החוצה

מערכות ה- ERP יודעות לנהל היטב את הארגון פנימה, לפי חטיבות, אגפים ומחלקות. ואולם, מערכות ורטיקליות אלו מתקשות בניהול החיבור אל העולם החיצון, וזהו בדיוק תפקידו של פורטל ספקים של StoreNext, המאריך את הזרוע של מערכת ה- ERP עד לספק.

מדובר במערכת אינטואיטיבית המבוססת על טכנולוגיה מתקדמת, המציעה דרך חכמה עבור ניהול הזמנה, ומייעלת גם את ניהול תזרים המזומנים. בפורטל הספקים כל ספק מהווה יישות ייחודית, בעלת שם משתמש וסיסמא, כאשר כלל המידע הספציפי והרלוונטי ללקוח זמין עבורו בזמן אמת. בדרך זו נמנע אובדן של מידע, נמנעות טעויות ותסבוכות מיותרות, החשבוניות עוברות בלחיצת כפתור ולא דרך המייל או באמצעים אחרים, ונשמרת אוטומטית כל ההיסטוריה בעבודה מול הלקוח.