מסמך EDI 856, הידוע גם בשם Advance Shipping Notice או EDI 856 ASN, הינו עסקת EDI חשובה ונפוצה בקרב ספקים, מפיצים, יצרנים וקמעונאים. כידוע, בעת החלפת נתונים אלקטרוניים בין שותפים עסקיים ישנו צורך לשמור על אחידות בתקשורת ובמסרים, דבר המתקיים באמצעות שימוש בפורמטים הרלוונטיים לתעשייה ובהודעות המיוחדות להם. אם כן, 856 Shipment משמש על מנת לייעץ לצד המקבל את המסר לגבי משלוח, והוא נדרש להישלח על ידי קמעונאים גדולים רבים בפרק זמן מסוים, לפני הגעת המוצר למרכז ההפצה או החנות של הקמעונאי. בשורות הבאות נסביר ביתר פירוט מהו מסמך  EDI 856 מה הוא כולל וכיצד משתמשים בו.

למידע נוסף לחצו כאן

ממה מורכב מסמך EDI 856

מסמכי EDI 856 עוקבים אחר פורמט X12 שנקבע על ידי מכון התקנים הלאומי האמריקאי (ANSI) שהינו ארגון ללא מטרות רווח המסדיר פורמטים של EDI בארה”ב. יש לציין כי עבור עסקים המשתמשים בתקן EDIFACT, המקבילה ל-EDI 856 הינה DESADV, או הודעת ייעוץ למשלוח.

מסמך זה כולל מספר רכיבים חיוניים וצריך להכיל מידע בסיסי על ההזמנה עצמה, כמו גם את פרטי המשלוח. מרכיבי המפתח של EDI 856 כוללים מספר משלוח ואת תאריך המשלוח, את הכתובות והמידע של השולח והמקבל, את מספר ההזמנה, פרטי פריט וכמויות, וכן פרטי מעקב משלוחים כגון מספר PRO, מספר BOL וכדומה. בנוסף, המסמך צריך לכלול פרטי מעקב אחר פריט במידת הצורך, כלומר מספר מגרש או מספר סידורי, וכן את פרטי האריזה כגון פריטים הנמצאים באריזה מסוימת, אילו אריזות מצויות על כל משטח וכדומה. יש לציין כי מסמכים אלו נפוצים גם במרכזי הפצה ומחסנים, ולפיכך יהיו לא פעם סימוני מיקומים ומספרי GS1-128 עבור כל קרטון או משטח.

איך משתמשים במסמך EDI 856 ומהם יתרונותיו

אחרי שהמוכר או השולח מקבל את ההזמנה ומכין את המשלוח, עליו ליידע את הקונה שיכול להיות מפיץ או הקמעונאי לגבי פרטי המשלוח שהוא עומד לקבל. הדבר מאפשר לקונה לתכנן את המשלוחים הנכנסים מראש, להתאים את פרטי המסמך למלאי הנכנס, לאפשר זרימת עבודה אוטומטית. בנוסף, לאחר קבלת EDI 856, קונה מגיב עם EDI 997 Functional Acknowledgement.

כאמור, מדובר במסמך הנדרש על ידי מרבית הקמעונאים הגדולים, המאפשר לספק להם במהירות את המידע הנדרש עבור המשלוחים. בנוסף, המוכר יכול להשתמש במסמך עבור תוכניות המשלוחים שלו או על מנת ליידע את שוק המסחר האלקטרוני, דבר המספק לקונים מידע מעקב ותאריכי אספקה צפויים.

השימוש בו לשליחה של הודעות מוקדמות לגבי משלוח, מאפשר למוכר לעדכן את הקונה או הקונים בקלות ובמהירות על משלוח מתקרב. בדומה למסמכי משלוחים אחרים, גם המסמך הזה שולף נתונים ישירות מתוך ההזמנה עצמה, דבר המסייע במניעה של שגיאות בצד המקבל. כמו כן, ספקים יכולים לעשות בו שימוש על מנת לייעל את התקשורת מול שותפים, תוך כדי יצירת מסלול אלקטרוני למסמכים עבור כל משלוח, גם במקרים של אי התאמות.

ולבסוף, מצידו של הקמעונאי, השימוש ב- EDI 856 עוזר לעקוב אחר מלאי נכנס ולתכנן עבודה על פי משלוחים קרובים, וכמו כן מאפשר לקונה להפוך את תהליך הקבלה לאוטומטי ומהיר יותר.

למידע נוסף – פנו אלינו

 StoreNext מתמחה באוטומציה של תהליכי B2B ונמנית על החברות הוותיקות בתחום בארץ. לאורך השנים מלווה חברתנו אלפי עסקים המבצעים את המעבר מעבודה ידנית לאלקטרונית, על כל יתרונותיה ומאפייניה הייחודיים. אנו מספקים ללקוחותינו שירותים מקיפים, החל בייעוץ ובניית תוכנית מותאמת אישית, דרך יישום אינטגרציה וממשקים בין מערכות, מיפוי מסרים והתאמה של פורמטים, ועד לתמיכה טכנית שוטפת לאחר ההטמעה.

לפרטים נוספים על מסמך EDI 856 ועל השימוש ב- EDI בכלל, השאירו פרטיכם באתר או פנו אל סטורנקסט בטלפון 050-6571529.

למידע נוסף לחצו כאן