תקשורת אלקטרונית B2B: Import Edi ו- Export Edi
שגרות עבודה ממוחשבות ואוטומטיות תפסו כבר מזמן את מקומן של שגרות העבודה הידניות בתוך בתי עסק וחברות. כיום, אין כמעט עסק שלא משתמש בתוכנות ובמערכות ייעודיות להנהלת חשבונות, לניהול מלאי, לניהול משאבי אנוש או לכל פונקציה אחרת בתוך הארגון.
אוטומציה של תהליכי עבודה קיימת כבר לא מעט זמן גם מחוץ לארגונים עצמם ומשמשת גם בתקשורת והעברת מידע ומסמכים בין ישויות עסקיות נפרדות. הנפקת חשבוניות דיגיטליות למשל, היא דוגמא להסטה של פעילות ידנית ושימוש בניירת, לפעילות ממוחשבת ודיגיטלית, נטולת נייר.
עם זאת, הרגישות הגבוהה הנוגעת למידע פנים ארגוני והזהירות מפני חשיפתו, עדיין גורמת לבעלי עסקים רבים להגביל את דרגת האוטומציה של העברת המידע אל מחוץ לעסק ולשמר חלקים כאלה ואחרים של התהליך בצורתם הידנית.
גורם נוסף העלול לגרום לעיכוב תהליך האוטומציה, הוא הרתיעה מפני המורכבות הכרוכה בהעברה אוטומטית של נתונים בין מערכות שונות שאינן יודעות “לדבר” זו עם זו.
לדוגמא, עסק שמפיק חשבוניות באמצעות מערכת מסוג א’ ומעוניין להעביר אותן לעסק המעבד מידע חשבונאי במערכת מסוג ב’, נאלץ להקליד את הנתונים באופן ידני למערכת שלו ולהפיק מסמך בפורמט ידני (על נייר) או בפורמט של קובץ (ממוחשב) ואז להעבירו בצורה ידנית (באמצעים כגון פקס, דואר רגיל, או אימייל) אל העסק השני.
כשהעסק השני מקבל את המסמך, גם הוא צריך להכניסו באופן ידני למערכת שלו.
החדשות הטובות הן, שכל החששות והגורמים המעכבים הללו, נובעים מחוסר הבנה או היכרות מספקת עם שיטות הקיימות כיום להעברת נתונים אלקטרונית מעסק לעסק.
נא להכיר: EDI – יישום להעברת נתונים אלקטרונית
EDI הוא יישום להעברת מסרים דיגיטליים בין עסקים, שקיים כבר עשרות שנים, במהלכן עבר כמה גלגולים והתפתחויות וכיום מסוגל לתת מענה לכל צרכי התקשורת בין עסקים.
שמו הוא ראשי תיבות של Electronic Data Interchange והיופי שבו הוא, שלא מדובר במערכת נוספת שיש להטמיע בארגון, אלא, ביישום שיודע להתממשק באינטגרציה אל המערכות הקיימות ולקבל מהן נתונים, או למסור להן נתונים שהתקבלו ממערכות חיצוניות.
למעשה, EDI הוא מתווך, שמחליף את עבודת העברת המידע הידנית – באוטומטית.
אימוצו אל תוך העסק מקפל בתוכו כמה יתרונות גדולים:
- העברת המידע מבוצעת ישירות ממערכת ERP ממוחשבת (בתוך העסק) למערכת ERP ממוחשבת (בעסק השני) ללא צורך בניירת וללא התערבות אנושית בתהליך ההעברה עצמו.
המשמעות היא חיסכון כספי, האצה משמעותית של תהליכי העברת המידע שפירושה – קיצור מהותי של הזמן הדרוש להשלמת אינטראקציות עסקיות מתחילתן ועד סופן וכן, צמצום המרווח לטעויות, המהווה גורם מרכזי למדי בתהליכי עבודה ידניים. - EDI מספק מבנה אחיד וסטנדרטי לכל סוגי המסמכים הנהוגים בטרנסאקציות עסקיות במגוון סוגי תעשיות: תעודות משלוח, חשבוניות, מסמכים הקשורים במערכי הפצה וניהול מלאי, קטלוגים של מוצרים, טפסי תביעה, החזרות סחורה, הזמנות רכש, מסמכי ייצוא ויבוא, ועוד.
- השימוש בסטנדרט אחיד לכל סוג מסמך, מגדיר מראש את השדות, התכנים והצורה בה יוצג כל מסמך ובזכותו, גם מחשבים המתקשרים זה עם זה בשתי מדינות הדוברות שפה אחרת, או הנמצאים בעסקים מתחומים שונים לחלוטין – יכולים לתקשר בשפה משותפת.
יצוא ויבוא קבצי EDI
EDI יודע ליצור ממשק עם מגוון רחב מאד של מערכות ויישומים אחרים. למשל, הוא יודע לגשת אל קובץ נתוני אקסל, או אל נתונים בפורמט XML כמו גם, להתממשק אל מערכות ERP ולמערכות רבות נוספות.
העברת הנתונים באמצעות EDI מתבצעת בכמה שלבים, שהם שקופים לשולח ולמקבל ומתרחשים כולם ללא התערבות אנושית:
- Import Edi
קובץ בפורמט EDI עובר בממשק ונקלט על כל נתוניו במערכת של הצד המקבל. - Edi Translator
מערכת תרגום למסרי EDI מתרגמת את הנתונים שנקלטו מפורמט ומבנה מסוים לפורמט הקיים במערכת המקבלת את המסר. - Export Edi
המסמך העסקי מיוצא כקובץ נתונים בפורמט EDI המותאם למערכת הקולטת את הנתונים ומועבר אליה.
תהליך זה מתבצע באופן המיטבי באמצעות שירותי ענן, המספקים מהירות העברה גבוהה ואבטחת מידע בסטנדרטים מחמירים.
בחברת “StoreNext” דואגים לכם לחבילת EDI מושלמת
אנחנו בחברת “StoreNext“, כחברה הפועלת בישראל מזה שנים רבות בתחום האוטומציה של תהליכי B2B מעניקים שירות עוטף וכוללני לאלפי עסקים.
יש לנו צוות מומחים מקצוען, אשר מכיר מקרוב את כל הדקויות והרגישויות של התהליך.
אנו מציעים לכם ארגז כלים מושלם לביצוע המעבר לאוטומציה מלאה של העסק שלכם – גם בתקשורת עם עסקים אחרים, לצד שירות לקוחות אישי ותמיכה טכנית שוטפת.
ניתן ליצור עמנו קשר:
בטלפון: 050-6571529 | באימייל: Awadm@storenext.co.il
באמצעות פנייה דרך דף “צור קשר” כאן באתר