החשבונית הדיגיטלית Invoice Edi – אוטומציה של מסמכים פיננסיים

העולם העסקי עובר תהליכי אוטומציה מזה עשרות שנים. בעוד שבתחילת הדרך תהליכים אלה היו נחלתם של עסקים מעטים ובעיקר של חברות עם נפח גדול מאד של פעילות עסקית – בעיקר כזאת הכרוכה בניהול מלאי ובניהול שרשרת אספקה, הרי שכיום, יותר ויותר עסקים, מיישרים קו וממירים פעילות ידנית בפעילות דיגיטלית.

החשבונית הדיגיטלית היא דוגמא מצוינת למסמך עסקי חשוב ובסיסי שעבר את תהליך ההמרה מנייר לקובץ המועבר בצורה אלקטרונית. כיום, גם עסקים קטנים מאד ואפילו פרילאנסרים – נפרדים מפנקסי החשבוניות.

מה זה Edi ומה הקשר שלו לחשבוניות דיגיטליות?

Edi הוא אחד היישומים הנפוצים בעולם כיום, המאפשר, בין שלל אפשרויות נוספות – הנפקת ומשלוח חשבוניות דיגיטליות.

זהו יישום שמטרתו העברת מסרים דיגיטליים בין עסקים שונים, בפורמט מתוקנן ואחיד, המוכר ומקובל על כל משתמשי הקצה שלו. שמו הוא בעצם ראשי תיבות של: Electronic Data Interchange, או בעברית: חילוף נתונים אלקטרוני.

משתמשי הקצה הם עסקים וחברות מכל העולם ומכל סוגי התעשיות.

בשורה התחתונה, מדובר ביישום המאפשר לעסקים שונים לחלוטין האחד מהשני, לדבר ולתקשר בשפה אחידה ששניהם מבינים, ולשלוח זה לזה מסמכים עסקיים בפורמטים אחידים המקובלים על כל הצדדים הנוגעים לעסקה. כל זאת – ללא ניירת פיסית.

לאור כל אלה, לא קשה להבין את היתרון העצום של Edi עבור עסקים:

– חיסכון בניירת על כל המשתמע מכך:
פחות צורך בהעסקת עובדים המטפלים בניירת וחיסכון בזמן עבודה ובכח אדם, צמצום השטח, המקום והציוד המשרדי הדרושים לאחסון הניירת ולטיפול בה ואף הפחתת נזק אקולוגי מצטבר בעולם עם מודעות הולכת וגוברת לשימור סביבתי ולשימוש חסכוני במשאבי טבע.

– מזעור טעויות ותקלות הנובעות מהגורם האנושי:
כבכל תהליך אוטומטי וממוחשב – הסיכוי לטעויות פוחת.

– פתיחת דלת לעולם שלם של אפשרויות חיבור עם עסקים והזדמנויות עסקיות, בשווקים שהיו פחות נגישים עד כה.

המעבר לעבודה עם חשבונית דיגיטלית

מחשוב ואוטומציה של מסמכים עסקיים כגון הזמנות רכש, תעודות משלוח, או ניהול מלאי במחסנים – קיימים כבר לא מעט שנים.

לעומתם, מסמכים חשבונאיים כגון חשבוניות וקבלות, נותרו במשך זמן רב בצורתם הידנית ובארגונים רבים זהו המצב גם כיום.

הסיבה העיקרית לכך היא, שמדובר במסמכים בעלי משמעות כספית, עליהם העסק צריך לתת דין וחשבון גם בפני רשויות המס המקומיות, שמכתיבות כללים נוקשים להנפקתם, לשמירתם ולדיווח עליהם.

התלות במוסדות מדינה, שברוב המקרים הם מסורבלים ואיטיים יותר באימוץ טכנולוגיות חדשות, עיכבה את תהליכי האוטומציה של תחום הפיננסים.

גם זה השתנה עם הזמן ומוסדות כמו מס הכנסה ורשות המסים הדביקו את הקצב והתאימו את עצמם לרוח התקופה. כיום, גם בישראל החשבונית הדיגיטלית הופכת לנפוצה יותר ויותר.

ועדיין, כאשר מסמכים פיננסיים מונפקים עבור ספקים או לקוחות במדינות זרות, עניין העמידה בכל חוקי המס הופך מורכב יותר, היות והחוקים משתנים ממדינה למדינה.

כאן, Edi מספק יתרון עצום נוסף באמצעות Invoice Edi:

– הפקת החשבונית הופכת להיות קלה ומדויקת כאשר מבססים אותה על נתוני תעודת הקליטה של הסחורה

– אישור החשבונית הופך להיות מהיר יותר בשל ההתאמה למסר קליטת הסחורה והפשטות בקליטתה במערכות הלקוח

– קל לאמת את זהותו של מנפיק החשבונית ואת אמינות התוכן שבה.

– שמירת החשבוניות למשך הזמן הנדרש בהתאם לחוק הוא קל ופשוט, משום שהן שמורות כקבצים וניתן לאחסן אותן כמה שצריך.

– הנגישות לחשבוניות לצרכי דיווח, או במקרה של בקורת מס – היא קלה ונוחה.

– הפורמט בו מונפקות החשבוניות וצורת העברתן מוסכם ומקובל מראש הן על המנפיק והן על הנמען ומעוגן בהסכם כתוב.

אנו בחברת “StoreNext” מכירים את הרגישויות הנוגעות לטיפול במידע פיננסי בפרט ובמידע עסקי בכלל ומספקים שירות ברמה גבוהה של אבטחת מידע ובאופן מקצועי מתוך היכרות עמוקה עם אוטומציה של תהליכים B2B.

הוותק והניסיון מצבר במשך למעלה משני עשורים מול אלפי לקוחות, שנהנים מייעול תהליכי העבודה, משיפר בתקשורת מול שותפי הסחר וממיקסום הפוטנציאל העסקי, בזכות תהליך המחשוב של המידע.

הנכם מוזמנים לפנות אלינו ליעוץ ולהכרת האפשרויות המתאימות לעסק שלכם:

בטלפון: 050-6571529 |  באימייל: Awadm@storenext.co.il

באמצעות פנייה דרך דף “צור קשר” כאן באתר